Privacyreglement de Alliantie

Vastgesteld door de concerndirectie van de Alliantie op 21 augustus 2009

Inleiding
De Alliantie legt in het kader van haar dienstverlening aan woningzoekenden, huurders, VvE-leden en bewoners persoonsgegevens vast. De Alliantie acht het van groot belang dat persoonlijke gegevens van (vertrokken) huurders, kopers, overige bewoners en woningzoekenden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid worden behandeld en beveiligd. De Alliantie houdt zich - als verantwoordelijke in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) - voor de verwerking van dergelijke gegevens in alle gevallen aan de regels van de Wbp. In dit reglement is vastgelegd hoe de Alliantie met persoonsgegevens omgaat.

Artikel 1 Definities
In dit reglement hebben de volgende begrippen de navolgende betekenis:
de Alliantie: Stichting de Alliantie bestaande uit de werkmaatschappijen de Alliantie Amsterdam, de Alliantie Flevoland, de Alliantie Gooi en Vechtstreek en de Alliantie Eemvallei, de onderdelen concernstaf en Shared Service Center maar ook haar deelnemingen.
Beheerder:  Degene die in opdracht van de Alliantie belast is met het beheer van de persoonsgegevens.
Betrokkene: Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft.
Bewerker: Externe persoon of organisatie die ten behoeve van de Alliantie persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn gezag te zijn onderworpen.
Derde: Ieder, niet zijnde de betrokkene, de Alliantie of de bewerker, of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de Alliantie of de bewerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken.
Ontvanger:  Degene aan wie persoonsgegevens worden verstrekt, onder wie begrepen medewerkers van de Alliantie.
Persoonsgegeven: Elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
Verstrekken van gegevens: Het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens.
Verwerking van gegevens: Elke handeling of geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

Artikel 2 Doel van de gegevensverwerking door de Alliantie
1. De verwerking van persoonsgegevens door de Alliantie vindt plaats in het kader van het verhuren, beheren en onderhouden van woon- en bedrijfsruimten, het zorgdragen voor een kwalitatief goede en leefbare woonomgeving alsmede het verkopen van woon- en bedrijfsruimten door de Alliantie – waarvan de Alliantie deel uitmaakt – en de met haar verbonden ondernemingen.

Artikel 3 Verwerking van persoonsgegevens door de Alliantie
1. De Alliantie verwerkt niet meer persoonsgegevens dan nodig voor de in artikel 2 genoemde doeleinden.
2. Persoonsgegevens worden door de Alliantie slechts verwerkt indien:
a. de betrokkene voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend;
b. de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is of wenst te worden;
c. de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen; of
d. de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de Alliantie en de met haar verbonden ondernemingen.
3. Naast de gegevens die noodzakelijk zijn voor de huuradministratie van de Alliantie worden eveneens gegevens omtrent overlastsituaties of huurschulden opgenomen in een dossier. Deze dossiers zijn alleen toegankelijk voor medewerkers van de Alliantie die gezien hun taak over deze informatie dienen te beschikken.
4. De door de Alliantie aangewezen beheerder handelt overeenkomstig dit reglement en de Wet bescherming persoonsgegevens.

Artikel 4 Verstrekking van gegevens
1. Tenzij dit geschiedt ter uitvoering van een van de in artikel 2 genoemde doeleinden of van een wettelijke bepaling, verstrekt de Alliantie persoonsgegevens slechts aan derden na de gerichte toestemming van betrokkene.
2. Gegevens van betrokkenen worden niet aan derden verstrekt voor commerciële of charitatieve doeleinden zonder uitdrukkelijke toestemming van de betrokkenen.
3. Gegevens kunnen voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden worden gebruikt. In de resultaten van deze onderzoeken zijn de gegevens niet meer te herleiden tot natuurlijke personen.

Artikel 5 Recht op inzage
1. Een betrokkene heeft het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende geregistreerde gegevens (“recht op inzage”).
2. Verzoeken tot inzage worden schriftelijk ingediend bij de Alliantie. Het verzoek wordt ondertekend door de betrokkene en gaat vergezeld van een kopie van een wettelijk erkend identiteitsbewijs. Indien de betrokkene jonger is dan 16 jaar of niet handelingsbevoegd, dan moet het verzoek worden ingediend door de wettelijke vertegenwoordiger.
3. Het verzoek tot inzage wordt binnen vier weken beantwoord.
4. Indien gegevens van een derde zijn opgenomen in het dossier waarin betrokkene inzage wenst, wordt deze derde eerst gehoord voordat inzage wordt verleend. Indien de derde geen inzage in zijn gegevens wenst of indien het horen van de derde onmogelijk is, zal de beheerder de gegevens van de derde afschermen.

Artikel 6 Recht op correctie
1. Een betrokkene heeft het recht op verbetering, aanvulling, verwijdering of vernietiging van diens gegevens indien deze onjuist zijn, in strijd met de Wet bescherming persoonsgegevens of andere wetten zijn opgenomen of niet terzake doende zijn (“recht op correctie”).
2. Verzoeken tot correctie worden schriftelijk ingediend bij de Alliantie. Het verzoek bevat de voorgestelde wijzigingen. Het verzoek wordt ondertekend door de betrokkene en gaat vergezeld van een kopie van een wettelijk erkend identiteitsbewijs. Indien de betrokkene jonger is dan 16 jaar of niet handelingsbevoegd, moet het verzoek worden ingediend door de wettelijke vertegenwoordiger.
3. Op een verzoek tot correctie wordt door de Alliantie binnen vier weken schriftelijk beslist of dan wel in hoeverre aan het verzoek wordt voldaan. Een afwijzing van het verzoek tot correctie wordt met redenen omkleed.
4. In geval van correctie zal de Alliantie derden aan wie de onjuiste gegevens van de betrokkene zijn verstrekt, op de hoogte brengen van de wijzigingen, tenzij dit onmogelijk is of een onevenredige inspanning vergt.

Artikel 7  Recht op verzet
1. Een betrokkene kan verzoeken diens gegevens niet te verstrekken aan bepaalde ontvangers (“recht op verzet”). Betrokkene moet hiervoor zwaarwegende bijzondere persoonlijke omstandigheden aanvoeren.
2. Het verzoek dient schriftelijk en gemotiveerd te worden ingediend bij de Alliantie. De Alliantie beslist binnen vier weken op dit verzoek. De Alliantie is in ieder geval niet gehouden om gehoor te geven aan een verzoek indien het verzoek betrekking heeft op verstrekking van gegevens waartoe de Alliantie van overheidswege verplicht is.

Artikel 8 Bewaartermijnen
1. De persoonsgegevens worden verwijderd uiterlijk twee jaar nadat de huur is geëindigd en alle lopende zaken zijn afgehandeld, met dien verstande dat de gegevens met betrekking tot de aanvraag en verstrekking van huurtoeslag worden verwijderd uiterlijk vijf jaar nadat de huurtoeslag is geëindigd, tenzij deze persoonsgegevens langer bewaard dienen te blijven ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht.
2. De persoonsgegevens van huurders met een huurovereenkomst die zijn geregistreerd ten behoeve van een welbepaald doel en niet meer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor de gegevens zijn verstrekt, worden uiterlijk vijf jaar nadat de persoonsgegevens zijn verwerkt verwijderd tenzij deze persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor de in artikel 2 genoemde doeleinden of ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht.

Artikel 9 Klachtenregeling
1. Indien een betrokkene van mening is dat dit reglement niet wordt nageleefd of dat de Wet bescherming persoonsgegevens niet correct wordt uitgevoerd door de Alliantie, kan hij een klacht indienen bij de Alliantie. Op de klacht is de klachtenprocedure van de Alliantie van toepassing. De beslissing van de Alliantie op de klacht wordt schriftelijk aan betrokkene medegedeeld. 
2.  Ten vervolge op de in lid 1 bedoelde klachtenprocedure kan een betrokkene:
a. een verzoekschriftprocedure bij de rechtbank starten;
b. een verzoek indienen bij het College Bescherming Persoonsgegevens (Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag) met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in diens geschil met de Alliantie.
Een verzoek(schrift) kan worden ingediend binnen zes weken na ontvangst van de beslissing van de Alliantie. Indien de Alliantie niet op een klacht heeft gereageerd binnen de in de klachtenprocedure gestelde termijn, kan betrokkene binnen zes weken na afloop van die termijn het verzoek(schrift) indienen.

Artikel 10 Geheimhouding, beveiliging
1. Alle personen die werkzaam zijn bij de Alliantie of ten dienste van de Alliantie werkzaamheden verrichten en daarbij kennis nemen van persoonsgegevens zijn verplicht tot geheimhouding tenzij hun taak of een wettelijk voorschrift tot mededeling verplicht. Zij hebben toegang tot persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor het uitoefenen van hun functie.
2. De Alliantie treft technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van gegevens tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.

Artikel 11 Inwerkingtreding, reikwijdte, wijzigingen, publicatie
1. Dit reglement treedt in werking op 1 september 2009
2. Dit reglement geldt voor onbepaalde tijd, met dien verstande dat het reglement te allen tijde door de Alliantie kan worden gewijzigd, aangevuld of ingetrokken. Wijzigingen of aanvullingen vinden plaats met inachtneming van de door de wetgever gestelde regels.
3. Alle kwesties die betrekking hebben op het verwerken van persoonsgegevens en waarin dit reglement niet voorziet, worden ter beoordeling voorgelegd aan de directie van de Alliantie.
4. Dit reglement ligt voor een ieder ter inzage op het kantoor van de Alliantie, gelegen aan de Bestevaer 48 te Huizen, en is te raadplegen via internet www.de-alliantie.nl.